Il Bene aziendale è senza dubbio l’entità principale dell’applicativo di Officina. Il modulo consente di registrare i dati anagrafici dei Mezzi per i quali gestire la manutenzione, le scadenze amministrative, i rifornimenti di carburante, le percorrenze, le movimentazioni delle componenti montate (complessivi a rotazione), le dotazioni di bordo, le lavorazioni effettuate, le garanzie attive, i contratti stipulati. Particolare attenzione è stata posta alla gestione dei documenti; è infatti possibile associare a ciascun bene e visualizzare:

• Documenti ed immagini di qualsiasi formato (txt, doc, xls, pdf, dwg, jpeg, ) relative alle caratteristiche tecniche, istruzioni operative, libretti di circolazione (con possibilità di acquisizione tramite scanner);
• Schede mezzi e macchinari;
• Fatture di acquisto per lavorazioni eseguite esternamente.

L’applicazione consente di impostare, per ogni tipologia di bene, i necessari interventi di manutenzione programmata, specificando le singole operazioni da eseguire, la relativa periodicità (chilometrica, temporale o mista), un range di segnalazione dell’urgenza e l’impegno in termini di ricambi che devono essere utilizzati per l’espletamento di ogni singola attività (distinta base).

Gestione delle anomalie riscontrate su un bene, derivanti dall’esercizio o riscontrate direttamente dagli operatori di officina durante lo svolgimento delle attività manutenzione.

Riuscire a prevedere in anticipo i guasti della propria flotta aziendale è l’obiettivo di ogni reparto tecnico. La manutenzione predittiva rappresenta il futuro della manutenzione: attraverso l’analisi e l’elaborazione dei dati provenienti dai sensori e dalla centralina elettronica installati sui mezzi è possibile prevedere e prevenire guasti imminenti, con conseguente beneficio sul tasso di disponibilità dei mezzi e sul risparmio economico ottenuto.

Il modulo permette di gestire i Contratti e le Convenzioni stipulati dall’azienda con soggetti esterni relativamente ai beni della propria flotta aziendale. Rientrano in questo ambito, per esempio, la Gestione dei Contratti LCC (Costo del ciclo vita) e Full Service. Ad ogni contratto, oltre ai dati anagrafici ed economici, possono essere associati:

• Le cauzioni;
• Lo storico dei rinnovi;
• I beni interessati;
• Le prestazioni offerte;
• I servizi garantiti.

Particolare importanza riveste la gestione delle penali. In tal senso è possibile implementare il calcolo automatizzato di eventuali penali inserite nei contratti per poter monitorare l’operato dei fornitori.

Questo modulo permette di prevedere ed impostare tutte le voci di spesa legate alla gestione della manutenzione del parco mezzi/impianti aziendale.
L’utente dovrà semplicemente scegliere l’elenco dei mezzi/impianti da includere nel budget ed il periodo per il quale andrà calcolata la spesa ed il sistema proporrà in automatico:

• Il costo e le ore di manodopera necessaria per le manutenzioni programmate, accidentali e per i lavori straordinari (ammortizzabili).
• Il costo dei materiali necessari per le attività di manutenzione programmata, accidentali e per quelle straordinarie (ammortizzabili).
• Il costo relativo ai carbo-lubrificanti.
• Il costo relativo ai contratti stipulati.
• Il costo relativo alle scadenze amministrative
• Il costo previsto per sinistri

L’applicazione permette anche di confrontare ogni voce di spesa del budget con i dati consuntivi del medesimo periodo per mettere in evidenza eventuali scostamenti tra importi previsti e spesa realmente sostenuta. Consente inoltre di verificare se la forza lavoro disponibile è sufficiente per svolgere le attività previste nel periodo o se alcune attività devono essere demandate a fornitori esterni.

L’obiettivo principale del modulo di “Accettazione” è quello di semplificare l’operato degli addetti all’accettazione dei mezzi, facilitando la gestione in tempo reale del fermo/sblocco dei mezzi e l’apertura/chiusura delle commesse.
Il modulo risulta estremamente semplice e veloce nell’utilizzo e mette a disposizione dell’utente informazioni dettagliate sulla storia manutentiva del bene. Il modulo di accettazione permette anche di visualizzare/stampare tutte le informazioni inerenti il mezzo in esame: segnalazioni aperte, materiali utilizzati, storico lavorazioni, storico fermi, storico segnalazioni, elenco manutenzioni preventive, lavori principali eseguiti, storico dei livelli rilevati, complessivi montati e scadenze attive.

La commessa di lavorazione è una sorta di contenitore che raccoglie le attività (svolte internamente o affidate a fornitori esterni) e i materiali utilizzati per la manutenzione di un bene aziendale. Attraverso l’Officina, ogni commessa di lavorazione può essere analizzata sia dal punto di vista tecnico, sia dal punto di vista economico. In fase di consuntivazione, l’applicativo consente la registrazione delle lavorazioni effettuate e dei tempi relativi, con l’indicazione delle persone o dell’eventuale fornitore esterno che le ha eseguite. Particolare attenzione è stata posta alle informazioni relative alle attività effettuate dagli operatori di officina, con la possibilità di acquisirle in automatico attraverso l’utilizzo di sistemi elettronici di rilevazione fissi dislocati all’interno della struttura o attraverso l’impiego di dispositivi portatili (tablet).
A tale scopo sono stati sviluppati il sottosistema Easy-Plus e l’applicazione mobile Android denominata “EasyWork” che affianca l’operatore dell’Officina nelle sue attività quotidiane e gli permette di indicare i lavori che sta effettuando in maniera semplice e veloce.

Il modulo consente di monitorare i componenti a rotazione installati sui beni aziendali quali, ad esempio, il motore, il cambio, il differenziale, le obliteratrici, gli pneumatici, e di tracciarne tutte le informazioni rilevanti, come lo storico delle movimentazioni effettuate: montaggio, smontaggio, invio in lavorazione e reintegro in magazzino. È possibile ricostruire la storia del singolo componente dall’acquisto fino alla rottamazione o vendita.

L’applicativo permette la gestione delle anomalie riscontrate su un bene, derivanti dall’esercizio o riscontrate direttamente dagli operatori di officina durante lo svolgimento delle attività manutenzione. Inizialmente ad ogni segnalazione viene assegnato lo stato “aperta” (cioè ancora da risolvere) e resta tale fino a quando non viene risolta (chiusa) o rigettata se il personale di officina non riscontra l’anomalia segnalata. La segnalazione può essere chiusa direttamente nella fase di sblocco del mezzo, qualora la segnalazione sia stata abbinata ad una commessa di lavorazione. Ogni segnalazione è caratterizzata da una “tipologia”, a sua volta appartenente ad un “settore” e ad un “blocco”. Ad ogni tipologia di problema può essere associato un codice di lavorazione correttiva, in modo da velocizzare la gestione dell’attività di riparazione. Alcune gravi tipologie di anomalia possono essere classificate come bloccanti: in questo caso il sistema può disporre automaticamente il fermo del bene oggetto della segnalazione.

Le segnalazioni possono essere inserite nel sistema attraverso diversi canali:

• Maschera ad hoc presente in Officina
• Bacheca Aziendale
• App myDesk
• Computer di bordo installato sul mezzo.

Il modulo consente la gestione dei prelievi (carburane, lubrificante e fluidi) e delle percorrenze della flotta aziendale. La gestione può essere manuale attraverso l’inserimento del record in una apposita maschera, o automatica, prevedendo il caricamento diretto dei dati da fonti esterne (dispositivi di erogazione informatizzati o file forniti da compagnie petrolifere).

Il modulo di magazzino è dedicato a tutte le operazioni inerenti il controllo della disponibilità, la movimentazione e la valorizzazione degli articoli.
I carichi vengono gestiti in maniera automatica dalla registrazione dei documenti di acquisto del ciclo passivo (DDT Ricevuti, Fatture Accompagnatorie).
Gli scarichi possono essere immessi direttamente in procedura tramite un’apposita maschera o attraverso l’ausilio di un’applicazione mobile.
Il sistema consente di generare l’inventario periodico valorizzando le rimanenze finali al costo medio ponderato, al costo medio o all’ultimo costo.
Il ciclo passivo viene gestito in tutte le sue fasi, dalla formulazione della Richiesta di acquisto sino alla contabilizzazione della Fattura ricevuta dal fornitore. E’ possibile definire la distinta materiali per ciascuna attività di Officina.

Il modulo consente di gestire lo scadenziario, ed i relativi costi, di: tasse di proprietà, assicurazioni, revisioni MCTC, pulizie, certificazioni, canoni, Ed in generale di tutte le scadenze amministrative legate al bene aziendale. Le tipologie di scadenza sono definite dall’utente e quindi personalizzabili in base alle esigenze della singola azienda. L’archivio scadenze contiene, tra gli altri, i dati identificativi del bene, i dati della scadenza e le date di effettuazione e prossima scadenza relative ad ogni tipologia gestita. Il modulo permette inoltre l’attivazione di avvisi automatici, legati alle scadenze di interesse, che vengono mostrati all’operatore già in fase di apertura del programma.

Il modulo per l’analisi dei dati di Officina consente di ottenere informazioni molto dettagliate e di analizzare in modo completo i costi di gestione relativi all’officina ed i dati di interesse quali, ad esempio, le percorrenze dei mezzi o i consumi di materiale. Per esempio è possibile analizzare:

• Composizione del Parco (anzianità, categoria di emissione, modello, lunghezza,…);
• Costo chilometrico del bene (materiali, lavori esterni, lavori interni, carburanti…);
• Tipologia, numero di interventi ed importo;
• Quantità e costi della manodopera interna;
• Lavorazioni esterne per importo e fornitore;
• Quantità, importo e tipologia dei materiali utilizzati;
• Percorrenze dei mezzi per tipologia e periodo;
• Consumi dei carbolubrificanti ed importo suddiviso per tipologia, periodo e distributore;
• Numero e tipologia dei fermi;
• Tempi medi di ripristino (MTTR);
• Intervalli chilometrici tra due guasti (MKBF);
• Guasti ricorrenti;
• Disponibilità del Parco.